De telefoon gaat over. Een journalist belt, de Volkskrant. Of ze met spoed even een reactie kunnen krijgen met betrekking tot de gebeurtenis van gisteren. Teambespreking. Hebben we een goed antwoord paraat?
Er wordt binnen het team gelaten gereageerd op het verzoek van de journalist. “Ja, we hebben een antwoord maar dat wordt toch weer verkeerd geïnterpreteerd”, aldus collega A. Of nog erger. “Ja maar we zien ons antwoord, na een flinke researchmiddag, niet eens terug”, vult collega B aan. Al mopperend wordt er geconcludeerd dat het geen zin heeft om een uitgebreid antwoord te formuleren. Een situatie als deze kom ik als (interim)woordvoerder vaak tegen. Hieronder volgt een kort stappenplan om dat de kans te vergroten dat je antwoord daadwerkelijk gaat worden gebruikt.
Stap 1: Tikkie vaag of concreet?
Als je een antwoord formuleert laat deze dan altijd door een collega toetsen. Liefst iemand die niets van de situatie afweet. Is het antwoord voor een derde persoon in kwestie duidelijk of zijn we -onbewust- nog een tikkie vaag gebleven?
Stap 2: Bij de vraag blijven
Ga bij het formuleren van het antwoord na of je bij de vraag bent gebleven. Het komt vaak voor dat je (te) veel van de situatie af weet, waardoor je graag nog van alles bij het antwoord wilt betreken wat, volgens jou, eventueel ook nog relevant zou kunnen zijn. Zo dwaal je al snel van het spoor af. Wanneer je bondig, en echt op de vraag een antwoord geeft zal de journalist in kwestie je antwoord niet herschrijven en heb jij niet voor niets research gedaan.
Stap 3: Underpromise & overdeliver
Ga als je een antwoord hebt na of je niet te hoge verwachtingen creëert, die mogelijk helemaal niet nagekomen kunnen worden. Je kunt beter minder beloven en meer doen, dan meer beloven en minder doen. Het eerste is namelijk desastreus voor je geloofwaardigheid. Het gaat vaak met de beste bedoelingen; je gelooft iets omdat je graag wil dat het zo is, de wens is de vader van de gedachte. Maar juist dat soort foutieve prognoses tasten je geloofwaardigheid enorm aan. Een recent voorbeeld is de stelligheid waarmee Hugo de Jonge zijn prikbeleid toelicht. Hij stelde namelijk dat er begin april 3 miljoen prikken gezet waren. Toen dat niet lukte kwam hij met het volgende antwoord: “De prognose is wat hoger dan de realisatie.” Dit resulteert in een lager geloofwaardigheidsgehalte, met alle gevolgen van dien. Probeer daarom zo neutraal mogelijk te blijven.
Dus:
- Laat altijd een collega of nog liever iemand van buiten naar je antwoord kijken, dat bespaart je veel onnodige frustraties
- Less is more, maar dat kost tijd, neem de tijd om een goed en duidelijk antwoord te creëren
- Probeer niet te optimistisch maar ook niet te pessimistisch te zijn, formuleer je antwoorden zo neutraal mogelijk
Meer weten? Neem contact met me op!